名刺作成のイロハ
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名刺管理について
ここでは、効果的な名刺の管理方法を紹介します。
- 名刺を整理してみよう。
- 名刺は、数が多くなってくるとその整理方法にも悩まされます。名刺はもらうだけでなく、いつかそれをまた引き出して利用することに価値がありますので、きちんと名刺を整理することはとても重要です。名刺の整理する道具としては、主に３つあります。卓上式名刺ケース、名刺ファイル、ローロデックス式カードホルダーです。卓上式名刺ケースはボックス式の名刺整頓箱です。５０音順とアルファベット順のインデックスがついていて、目的の名刺が見つけやすい。社名で並べておくと便利です。名刺ファイルは１冊で５００枚から１０００枚入り、かさばらない点がメリットですが、検索性があまりよくありません。ローロデックス式カードホルダーは、回転式名刺ホルダーです。これも卓上式同様インデックスがつけられ、管理が容易になります。
- 名刺をパソコンで管理してみよう。
- 名刺の数が数百枚、数千枚となってくると、もはやアナログでは管理しきれません。こうなってきたら、少々ソフトの扱いに慣れるまでは大変ですが、パソコンを積極的に活用して管理してみることをお勧めします。名刺管理ソフトは数多く出ており、そのほとんどが宛名印刷、電話、メール、ＦＡＸの送信など、多機能を備えています。何より、パソコンでの名刺管理の最大のメリットは、検索性の高さと、メールの一斉送信機能です。最近の名刺管理ソフトは、優秀なＯＣＲも搭載しており、スキャナーで取り込んだ画像から直接文字情報をデータベースに登録することが可能ですが、ＯＣＲの精度はまだまだ発展途上で、目視によるチェックが欠かせません。
- 管理ソフトもいろいろ。
- 名刺管理ソフトも、非常に多岐にわたる種類が発売されています。近年の主流は、スキャナーは別売りで、ＯＣＲソフトを搭載したタイプと、小型の名刺読み取り機が付属したタイプです。これらは、名刺を画像として取り込み、画像に含まれる文字情報を読み取って、自由に編集や検索ができるようなテキスト情報に変換することができます。この変換の精度は各メーカーでそこまで大きな違いはないので、付属している読み取り機のスペック、すなわち何枚同時に読み込めるのか、読み込み速度はどの程度かといった点が選ぶポイントとなります。